Responsable de Secteur Administratif et Financier - Fontenay-Sous-Bois H/F - Communes

Au sein de la Direction de la Démocratie Locale et Participative, le/la Responsable du secteur Administratif et Financier a pour mission d'assurer la gestion administrative, le pilotage budgétaire et la coordination des événements portés par la Direction. Il/elle encadre également une équipe composée de deux agent.es, qu'il/elle accompagne dans l'organisation des activités, la mise en oeuvre des procédures afin de garantir l'efficacité, la cohérence et la qualité du service rendu.

Activités
Gestion administrative :
- Assurer le secrétariat de la Direction (gestion de l'agenda, courriers, suivi des parapheurs...)
- Organiser, participer aux réunions de la Direction
- Coordonner et organiser les procédures RH internes
- Assurer la conformité des actes administratifs (délibérations, décisions...)
- Elaborer et préparer les conventions pour la mise à disposition des locaux de la Direction (MDCVA, salles de quartiers)
- Rédiger, gérer et suivre les conventions financières avec les syndicats de copropriétés
- Suivre administrativement et gérer les outils de communication des dispositifs de démocratie participative (droit de pétition, Univ'Pop...)
- Mettre en oeuvre et suivre en interne via des outils collaboratifs (agenda partagé, rétro planning...)
Pilotage budgétaire et financier :
- Aider à la préparation budgétaire annuelle et de saisie en lien avec la Direction des Finances
- Apporter un appui à l'élaboration, au pilotage et à l'exécution du budget de la direction (fonctionnement, investissement, subventions...)
- Concevoir et mettre en oeuvre de tableaux de bord pour le pilotage des engagements budgétaires
- Élaborer et traiter les bons de commande et engagements via CIVIL FINANCES
- Vérifier les pièces justificatives annexées aux opérations comptables
- Assurer le suivi des recettes de la direction (subventions de l'État, locations de salles)
- Valider et certifier les factures de la Direction
- Relancer les fournisseurs pour le dépôt des factures via CHORUS PRO
- Faire une veille réglementaire (finances publiques M57, marchés publics...)
Coordination logistique et évènementielle :
- Organiser et coordonner transversalement des événements de la Direction
- Etablir une interface entre les services internes, partenaires et intervenants externes
Encadrement :
- Encadrer, accompagner et organiser le travail de l'équipe administrative
- Mettre en place des méthodes de travail transversales et harmoniser les pratiques

Conditions d'exercice
- 36 heures 40 min hebdomadaires
- Horaires de bureau de 9h à 12h et de 13h30 à 17h30
- Disponibilité (soirées, week-ends) en fonction des initiatives programmées

Connaissances pré-requises
- Maîtriser les outils du Pack Office (WORD, EXCEL, OUTLOOK)
- Maîtriser le logiciel CIVIL FINANCES
- Maîtriser les règles budgétaires et comptables du secteur public - M57
- Maîtriser le droit public (commande publique, subventions, partenariats, délibérations)
- Connaître le fonctionnement, le cadre réglementaire et le processus des collectivités
- Posséder les notions relatives à la démocratie locale et à la vie associative
- Participer aux instances de décision de la collectivité
- Posséder les techniques de base de communication orale et écrite
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences

Compétences

- Sens de l'organisation et de rigueur
- Aptitude à coordonner une équipe
- Esprit d'initiative et d'anticipation
- Capacité rédactionnelle et orthographique confirmée
- Capacité de réactivité et d'adaptation
- Qualités relationnelles et de pédagogie
- Savoir faire preuve de méthode et de polyvalence
- Faire preuve d'autonomie, de discrétion professionnelle et de confidentialité
- Disponibilité, déontologie et devoir de réserve

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Pédagogie
• Autonomie
• Excel
• Chorus
• Pack Office
• Veille réglementaire
• Word
• Pro-activité
• Facturation
• Compétences rédactionnelles
• Recettes
• Management d'équipe
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation